3271
×
Так скажу: Зачем система? Я согласен на стандарт…
Сообщество Lean+6Sigma в России
Так скажу: Зачем система? Я согласен на стандарт…
Антон Анферов, Руководитель направления Шесть Сигм, Топ-Менеджмент Консалт
30 ноября 2017 в 15:00

Систе́ма (от др.-греч. σύστημα — целое, составленное из частей; соединение) — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство (Большая Советская Энциклопедия)

Большинство помнит это определение или примерно представляет его, но ровно до того момента, как поступает задача сделать какую-нибудь систему по работе (бизнес систему, производственную систему и т.д.)

И гордое развернутое определение «Система» вдруг скукоживается до, вы наверное уже догадались, простого регламента или стандарта. Мол, «сейчас стандарт напишем, и все дальше будут по нему работать». И что интересно, такая ситуация встречается с менеджерами самых разных уровней. Да, так поступают не все, но в удручающе большом количестве случаев написанием стандарта/регламента все и ограничивается. И говорят, что разработали систему.

И что получается, понятие «разработка и внедрение системы» подменяется понятием «разработка и насаждение стандарта». А это, согласитесь, далеко не одно и то же.

Давайте попробуем разобраться, что стоит учитывать при создании любой бизнес системы.

Как мы уже выяснили, система – это множество элементов, связанных друг с другом. Пройдемся по основным.

Цели системы.

Прежде чем бросаться делать систему, имеет смысл остановиться ненадолго и прописать все те цели и задачи, которые перед ней стоят. Сколько раз мы видели ситуации, когда этот блок пропускался, сразу разрабатывались мероприятия и стандарты…которые не вели к нужной цели.

Структура системы.

Перечень основных ее элементов и связей между ними. И да, тут как раз появится перечень всех регламентов и стандартов, но не только он один. С одной стороны тут будут элементы, которые мы сейчас расписываем, с другой – процессы и подсистемы, которые будут происходить. Например, если крупно, «процесс внедрения», «процесс поддержания и контроля», «процесс распространения» и другие.

План внедрения системы.

Подход «Сел и поехал», как правило, в бизнесе не работает, поэтому планирование вообще один из ключевых навыков любого управленца.

Сначала планируем крупными блоками, например «обучение», «пилот», «полное внедрение» и т.д.

Потом мы эти блоки будем уточнять, в зависимости от состояния остальных элементов.

Люди

Ни один стандарт или регламент не внедрил еще себя сам. Для внедрения нам нужно учитывать те людские ресурсы, что будут во всем этом процессе. Среди них будут:

  • Те, кто должен будет это внедрять, например ответственные за этапы или участки. Для них понадобится четкий набор задач, который, как в песне «тоже является частью системы».

  • Те, кто будут этой системе сопротивляться. Их тоже нужно обязательно учитывать. Их будет много, так как человек, по своей природе, сопротивляется изменениям.

  • Те, кто будет контролировать две предыдущие группы и систему целиком. Для них обычно и пишутся регламенты, а так как они чаще всего систему и разрабатывают, то регламенты – первое, чем они начинают заниматься.

Ресурсный анализ

Да, вы можете меня поправить, что люди – это тоже ресурсы, но людей, как наиболее важную часть, я выделил сознательно.

Ресурсный анализ создан для того, чтобы вы еще на этапе разработки системы поняли, что вам нужно для ее внедрения, работы и поддержания. В противном случае, вы легко можете столкнуться с неприятным сюрпризом где-нибудь на середине пути внедрения.

Отсюда обычно идет больше всего правок в план внедрения, так как ресурсов обычно мало.

Блок мотивации участников системы.

В элементе Люди мы прописали три категории. Теперь надо понять, как их мотивировать/стимулировать, чтобы система в итоге заработала. Это, пожалуй, один из самых сложных блоков во всей этой «кухне», поэтому несознательные менеджеры либо вообще его не делают (приказ выпустим, и пусть делают), либо стремятся скинуть на кого-нибудь (например в HR).

План контроля и поддержания системы.

Чтобы система работала, ее необходимо поддерживать. На это придется тратить определенные ресурсы довольно длительное время. Но случаются ситуации, когда разработка системы заканчивается исключительно на стадии ее внедрения…а дальше с чувством выполненного долга переключаются на что-то другое. В результате система подумает-подумает и откатится назад к прежнему методу работы.

Система правил, регламентов и процедур.

И вот только после того, как мы определились со всеми элементами системы и проработали взаимосвязи между ними, можно начинать прописывать стартовые регламенты и процедуры. Стартовыми я их назвал потому, что в процессе внедрения большая часть из них неминуемо будет меняться и уточняться.

Таким образом, как видно, то, с чего часто начинают построение системы, должно бы быть ее финальным штрихом.

Рассмотрение всех этих блоков при разработке новой системы, поможет избежать ряда распространенных ошибок и сделать вашу систему более работоспособной.  

Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться